La Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) ha publicado una reciente consulta vinculante que precisa el modo de aplicación de las nuevas exigencias, derivadas del Real Decreto 1007/2023, a los sistemas de registro y facturación utilizados por empresarios y profesionales. Si su empresa recurre a hojas de cálculo, procesadores de texto o documentos emitidos a mano, la AEAT ha determinado en qué circunstancias estos instrumentos quedan incluidos o excluidos de la órbita de Verifactu.
En el contexto económico reciente, el sistema Verifactu ha sido objeto de numerosa atención. Se trata del mecanismo ideado por Hacienda para asegurar la inalterabilidad y la trazabilidad de todos los documentos de facturación expedidos. No obstante, existía una considerable incertidumbre respecto a su implementación real, particularmente en aquellos escenarios donde el registro de las facturas no se realiza mediante un software de gestión dedicado.
La Dirección General de Tributos (DGT) ha aportado luz sobre varios aspectos fundamentales al resolver la consulta vinculante V0058-25, con fecha de 3 de febrero de 2025.
1. Alcance de la obligación
La DGT comienza recordando que tanto las sociedades mercantiles como los trabajadores autónomos que realicen cualquier actividad económica poseen la consideración de empresarios a efectos del IVA y, consecuentemente, están sometidos al deber de facturación. Sin embargo, la obligación de adecuarse al nuevo Reglamento Verifactu recae únicamente sobre aquellos sujetos que utilicen sistemas informáticos o medios electrónicos para la emisión de sus facturas.
Esto implica que si una entidad genera sus facturas de forma totalmente manual, ya sea mediante talonarios preimpresos, papel en blanco o incluso máquinas de escribir, no estará sujeta a las disposiciones del Real Decreto 1007/2023. Por el contrario, la utilización de aplicaciones informáticas, hojas de cálculo (como Excel) o programas de procesamiento de texto (como Word) puede ser interpretada como el uso de un «sistema informático de facturación», lo que automáticamente conlleva la necesidad de cumplir con la normativa.
- Advertencia: Es crucial recalcar que la emisión de facturas a través de herramientas como Excel o Word se considera el empleo de un sistema informático, pese a su apariencia de método artesanal. Se aconseja encarecidamente revisar esta situación antes de que concluya el ejercicio 2025.
2. La facultad de acceso de la AEAT a los registros
Una cuestión recurrente era si la Administración Tributaria poseía la potestad de acceder a los registros de facturación de forma directa y a distancia. La respuesta es afirmativa, aunque con importantes limitaciones: dicho acceso solo podrá ejecutarse sobre los sistemas informáticos afectados por el reglamento y respetando siempre los parámetros establecidos en la Ley General Tributaria. Se exige, además, que el sistema sea capaz de segregar los datos de relevancia fiscal de cualquier otra información sensible o confidencial, blindando así la privacidad de los datos empresariales y personales.
- Nota: La AEAT mantiene la capacidad de solicitar una copia de los registros o realizar una inspección in situ para verificar el sistema. En caso de emplear un software ya homologado como Verifactu, la posibilidad de acceso y verificación por parte de la Administración queda satisfecha de manera automatizada.
3. Distinción entre sistemas Verifactu y la firma electrónica
Los denominados sistemas Verifactu son aquellos diseñados para la remisión ininterrumpida y automatizada de la totalidad de los registros de facturación a la AEAT. Estos sistemas están exentos de la necesidad de aplicar una firma electrónica a cada factura, puesto que emplean una «huella digital» (o hash) que asegura por sí misma la inalterabilidad del registro. Sin embargo, los contribuyentes que opten por no utilizar el canal de envío continuo (es decir, el «no Verifactu») deberán asegurar que sus sistemas firmen electrónicamente los registros conforme a lo dispuesto en el artículo 12 del reglamento.
- Aclaración: La obligación de la firma electrónica aplica exclusivamente a los registros generados internamente por el sistema, y no al documento de factura emitido que se entrega al cliente.
Finalmente, es fundamental recordar que el artículo 201 bis de la Ley General Tributaria tipifica como infracción de carácter grave cualquier acción relacionada con el uso, la posesión o la distribución de software que pueda manipular registros, generar contabilidades alternativas o comprometer la integridad de los datos. Esta infracción conlleva la imposición de sanciones económicas significativas, afectando tanto a los proveedores de las soluciones informáticas como a los usuarios finales.
¿Estoy obligado a adoptar Verifactu si siempre emito mis facturas totalmente a mano?
No, según la DGT. Si su empresa utiliza un sistema totalmente manual (como talonarios preimpresos, papel en blanco o máquina de escribir), la consulta vinculante V0058-25 aclara que usted no está obligado a adaptarse al Real Decreto 1007/2023, ya que no utiliza un «sistema informático de facturación»
¿Se considera que estoy utilizando un "sistema informático" si facturo con Excel o Word?
Sí, lo más probable es que sí. La DGT interpreta que la utilización de hojas de cálculo (como Excel) o procesadores de texto (como Word) para la emisión de facturas califica como el uso de un «sistema informático de facturación». Por lo tanto, si utiliza estas herramientas, deberá cumplir con los requisitos del reglamento Verifactu.
3. ¿Puede Hacienda acceder directamente a mis datos si utilizo un software sujeto a Verifactu?
Sí, pero con límites. La Agencia Tributaria (AEAT) tiene la potestad de acceder a los registros de facturación de los sistemas sujetos al reglamento, pero debe hacerlo siempre dentro de los límites y garantías establecidos por la Ley General Tributaria. El sistema debe asegurar que los datos fiscales estén separados de la información confidencial de su empresa.
¿Es obligatoria la firma electrónica en mis facturas si no uso el envío automático Verifactu?
La firma electrónica es obligatoria solo para los registros internos, no para la factura final. Si opta por la modalidad «no Verifactu» (es decir, no envía los registros de forma continua y automática a la AEAT), su software debe aplicar una firma electrónica a los registros de facturación internos, tal como exige el artículo 12 del reglamento, garantizando su inalterabilidad.