Han pasado cuatro años desde que presentó sus impuestos y surge la tentación habitual en cualquier empresa: encender la destructora de papel para liberar espacio en el archivo o en los servidores.
Existe la creencia generalizada de que, una vez superado el plazo general de prescripción de cuatro años, toda la documentación tributaria puede eliminarse sin riesgo alguno.
Sin embargo, aplicar esta regla matemática de forma indiscriminada puede dejar a su negocio totalmente indefenso ante una comprobación fiscal. Le explicamos los motivos legales.
La diferencia clave entre prescribir y comprobar
El artículo 66 de la Ley General Tributaria (LGT) establece un plazo de cuatro años para que prescriba el derecho de la Administración a liquidar una deuda tributaria.
No obstante, la propia normativa diferencia claramente entre el derecho a liquidar y la facultad de comprobar e investigar determinados datos históricos.
Que Hacienda ya no pueda exigirle una nueva liquidación por un ejercicio cerrado no significa que los datos nacidos en aquel año hayan perdido sus efectos fiscales si usted los sigue utilizando en la actualidad.
El plazo especial de diez años para pérdidas y créditos fiscales
El verdadero riesgo para la empresa se encuentra en el artículo 66 bis de la LGT, que amplía a diez años el derecho de la Administración para comprobar deducciones y bases imponibles negativas (BIN).
Si su sociedad generó pérdidas fiscales hace cinco años y decide compensarlas en el Impuesto sobre Sociedades de este ejercicio, ese crédito fiscal vuelve a estar sujeto a revisión.
En ese caso, la Agencia Tributaria tiene potestad para exigirle los justificantes que originaron dicha pérdida, independientemente de que la factura inicial tenga más de cuatro años de antigüedad.
Aportación técnica de Zincobs: El criterio del TEAC sobre la prueba documental. Guardar el modelo tributario o los libros contables y destruir las facturas es un error grave. La Resolución 7028/2022 del TEAC advierte que el apunte contable no demuestra la realidad de una operación. Durante el plazo de diez años, la empresa debe conservar los soportes originales (facturas, contratos, extractos bancarios). Si no se aportan, Hacienda anulará la compensación de las bases negativas, exigiendo tributar con recargos y sanciones.
Arrastrar saldos de IVA a compensar también exige justificantes
Esta obligación no afecta únicamente al Impuesto sobre Sociedades. En el IVA es muy habitual que una empresa genere saldos a su favor y los vaya arrastrando de un trimestre a otro durante varios ejercicios.
Aunque el periodo en el que nació ese crédito fiscal sea antiguo, sigue proyectando consecuencias tributarias cada vez que se traslada a una autoliquidación posterior.
Por tanto, las empresas con saldos acumulados de IVA deben extremar el cuidado: superar los cuatro años desde la declaración de origen no exime de conservar la documentación justificativa.
Las exigencias del Código de Comercio y los contratos de larga duración
La política documental de una empresa no debe diseñarse teniendo en cuenta únicamente las normas de Hacienda.
El Código de Comercio impone a los empresarios la obligación mercantil de conservar libros, correspondencia y justificantes del negocio durante un mínimo de seis años.
Asimismo, elementos como la amortización de bienes de inversión, préstamos, litigios pendientes, garantías o subvenciones obligan a custodiar los contratos y facturas hasta que concluyan todos sus efectos jurídicos.
Cómo estructurar un archivo documental seguro
No existe una fecha universal que permita vaciar archivadores o borrar carpetas digitales de forma automática.
La alternativa más segura consiste en clasificar los archivos: separar la documentación sujeta a plazos ordinarios de aquella vinculada a créditos fiscales, pérdidas o contratos plurianuales.
Antes de eliminar documentación histórica de su negocio, consulte con el departamento fiscal de Zincobs para auditar sus partidas pendientes y garantizar su tranquilidad ante cualquier requerimiento.
¿Me puede multar Hacienda por un impuesto de hace más de cuatro años?
¿Cuánto tiempo exacto debo guardar las facturas si mi empresa tuvo pérdidas?
Si su empresa generó Bases Imponibles Negativas (BIN) para compensar beneficios futuros, la ley otorga a la Administración un plazo especial de 10 años para comprobarlas. Durante toda esa década, está obligado a conservar las facturas, contratos y extractos bancarios que demuestren el origen real de esas pérdidas.
Si tengo los libros contables legalizados, ¿puedo destruir las facturas en papel?
No. La contabilidad legalizada no es prueba suficiente para la Agencia Tributaria. El TEAC exige que los asientos contables estén respaldados por sus justificantes documentales originales. Si destruye las facturas o contratos, perderá el derecho a aplicarse las deducciones o compensaciones fiscales asociadas a dichos movimientos.