Es habitual que, tras el cierre de un ejercicio, aparezcan facturas o tickets de gastos que no se incluyeron en la contabilidad original. Le explicamos el procedimiento legal para rescatar estas deducciones y asegurar que su gestión financiera sea impecable sin atraer inspecciones innecesarias.
Para regularizar estos errores de forma exitosa, es fundamental conocer la normativa contable y los límites que impone Hacienda para evitar lo que se denomina «perjuicio económico».
Gastos omitidos en ejercicios ya cerrados
La aparición de costes o pérdidas de años previos que no fueron registrados es una situación recurrente. Ya sea por un error administrativo o por el retraso en la recepción de una factura, la empresa se enfrenta al dilema de cómo imputar ese gasto ahora que el libro ya está sellado.
Procedimiento de contabilización y deducción posterior
La buena noticia es que el sistema permite que una entidad reconozca y deduzca un coste en un periodo posterior al que le correspondía por devengo. La Agencia Tributaria, por norma general, valida esta práctica siempre que se respeten ciertas condiciones técnicas.
Restricciones y límites de Hacienda
El criterio principal de la Administración para aceptar un gasto de un año anterior es que no se produzca un ahorro fiscal indebido. Hacienda pondrá objeciones si la contabilización tardía supone pagar menos impuestos que si se hubiera hecho en el año correcto.
Dos casos críticos son:
- Gastos que pertenecen a ejercicios que ya han prescrito (más de 4 años).
- Amortizaciones que superan los límites permitidos legalmente.
Sincronización entre normativa y fiscalidad
Independientemente de la flexibilidad fiscal, las empresas deben intentar alinearse con el Principio de Devengo, que exige anotar los ingresos y gastos en el momento en que ocurren, no cuando se pagan o cobran.
Criterios de imputación temporal
Aunque la fiscalidad sigue de cerca la contabilidad, existen excepciones. Los contribuyentes tienen la opción de solicitar métodos de imputación distintos (como el criterio de caja) si su estructura financiera lo requiere, siempre bajo previa autorización o cumplimiento de requisitos específicos.
Gestión de errores y cambios de criterio contable
Cuando se detecta un fallo de años anteriores, la normativa de Registro y Valoración obliga a aplicar un ajuste retroactivo. Esto significa que debemos actuar como si el error nunca hubiera ocurrido, ajustando las cifras desde el ejercicio más antiguo del que tengamos datos.
El uso de la Cuenta 113 (Reservas) para subsanar errores
Este es el punto técnico más importante: los gastos de años pasados no se anotan en la cuenta de Pérdidas y Ganancias del año actual. Se deben registrar directamente contra la cuenta 113 de Reservas Voluntarias.
Al hacerlo de esta forma, se limpia el patrimonio neto sin distorsionar el resultado del ejercicio presente.
Deducción mediante Ajuste Extracontable
Para que ese gasto anotado en reservas reduzca su factura fiscal en el Impuesto sobre Sociedades, deberá realizar un ajuste extracontable negativo en el modelo 200.
- Confirme que el gasto es deducible (necesario para la actividad y documentado).
- Asegúrese de que no han pasado más de 4 años desde que se devengó el gasto.
Corregir errores contables de forma retroactiva requiere precisión para evitar reparos fiscales. Si tiene facturas pendientes de ejercicios cerrados y quiere maximizar su ahorro sin riesgos, le recomendamos contar con asesoramiento especializado.
¿Es posible deducir hoy un gasto que se me olvidó incluir en el año pasado?
Sí, es perfectamente posible. La normativa contable permite registrar el gasto en el ejercicio actual utilizando la cuenta 113 de reservas. Para que sea fiscalmente deducible, deberás realizar un ajuste extracontable negativo en tu declaración del Impuesto sobre Sociedades, siempre que el gasto esté debidamente documentado.
¿Qué requisitos exige Hacienda para aceptar un gasto de un año anterior?
Los requisitos fundamentales son tres: que el gasto se registre correctamente en la cuenta de reservas (no en la de pérdidas y ganancias del año actual), que no hayan pasado más de cuatro años (plazo de prescripción) y que su imputación tardía no cause un perjuicio económico a la Hacienda Pública.
¿Qué se considera "perjuicio económico" para la Agencia Tributaria?
Existe perjuicio económico si al contabilizar el gasto tarde usted acaba pagando menos impuestos de los que le corresponderían si lo hubiera hecho en el año correcto. Por ejemplo, si pretende deducir un gasto en un ejercicio con un tipo impositivo más alto para obtener una mayor devolución, o si el ejercicio original ya ha prescrito y Hacienda no puede revisarlo.