Con el inicio del ejercicio 2026, las empresas deben actualizar el cálculo de las retenciones de IRPF de sus plantillas. Este proceso, lejos de ser rutinario, es una obligación legal que requiere la colaboración directa del trabajador mediante el Modelo 145.
Gestionar de forma incorrecta las retenciones no solo genera errores en las nóminas, sino que puede derivar en inspecciones tributarias y malestar en el equipo cuando llega el momento de presentar la Declaración de la Renta. Es vital entender que la empresa actúa como recaudadora delegada y cualquier descuido en la custodia de la información puede trasladar la responsabilidad hacia la entidad.
1. El Modelo 145 al inicio de la contratación
Es obligatorio que todo nuevo empleado cumplimente el Modelo 145 antes de percibir su primera nómina. Este documento permite conocer su situación personal (estado civil, hijos a cargo, ascendientes, etc.), factores que determinan el porcentaje de impuestos a detraer.
Si el trabajador se niega a facilitar estos datos, la normativa es tajante: la empresa debe aplicar el tipo de retención correspondiente a una persona sin cargas familiares (soltero y sin hijos). Incluso en contratos de muy corta duración, disponer del Modelo 145 firmado es el único escudo legal de la empresa ante una posible reclamación de la Agencia Tributaria por retenciones insuficientes.
2. Enero: Mes de actualizaciones y variaciones
Aunque el modelo no caduca anualmente, enero es el periodo idóneo para que los trabajadores notifiquen cambios producidos en el año anterior, tales como:
- Nacimiento o adopción de hijos.
- Cambios en el estado civil o situaciones de dependencia.
- Resoluciones por pensiones compensatorias o anualidades por alimentos.
En la era de la digitalización, muchas empresas ya integran este proceso en sus portales del empleado, pero recordamos que el documento debe contener siempre una firma válida (manuscrita o digital certificada). El plazo para comunicar variaciones que supongan una mayor retención es de solo diez días desde que se producen.
3. Parámetros para un cálculo preciso
Para fijar el tipo de retención, la empresa debe proyectar los ingresos anuales considerando:
- El salario fijo y las pagas extraordinarias.
- Los complementos variables (tomando como referencia, al menos, lo percibido el año anterior).
- Las retribuciones en especie (vehículos, seguros, cheques restaurante).
Es importante recalcar que la empresa no debe ejercer de «investigadora»: si el trabajador declara datos erróneos en su Modelo 145, la responsabilidad recae sobre él, siempre que la empresa haya calculado la retención basándose fielmente en lo que el empleado firmó.
4. Obligación de custodia y protección de datos
El Modelo 145 debe conservarse durante todo el periodo de prescripción tributaria junto al expediente del trabajador. Dado que contiene información altamente sensible y datos de categorías protegidas (como discapacidad o situación familiar), su tratamiento debe ser escrupuloso conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD).
5. Riesgos y sanciones
El incumplimiento tiene doble cara:
- Para el trabajador: Sanciones de entre el 35% y el 150% de las cantidades no retenidas si falsea u oculta información.
- Para la empresa: Liquidaciones de cuotas no ingresadas, intereses de demora y posibles multas por no solicitar o conservar la documentación.
6. Beneficios de la proactividad
Una circular interna en enero acompañada del formulario facilita la labor de RR.HH. y evita que los trabajadores se lleven sorpresas desagradables en junio (al hacer la Renta). Una retención bien ajustada mes a mes garantiza la estabilidad financiera del trabajador y la seguridad jurídica de la compañía.
¿Es obligatorio rellenar el Modelo 145 todos los años aunque no haya cambios?
No. Si la situación personal y familiar del empleado no ha sufrido variaciones, el documento que firmó al inicio de su contrato sigue siendo legalmente válido para 2026. La ley solo obliga al trabajador a presentar un nuevo modelo cuando se producen cambios (como un nacimiento o un cambio de estado civil). No obstante, es una práctica de gestión muy eficaz que la empresa lo solicite cada enero para confirmar que los datos son correctos y evitar así que el trabajador sufra retenciones erróneas en su nómina.
¿Qué debe hacer la empresa si sospecha que los datos del Modelo 145 de un empleado son falsos?
La empresa no tiene la potestad ni la obligación de verificar la veracidad de los datos personales. Su deber legal es calcular la retención basándose en el documento firmado por el trabajador. Si Hacienda detecta falsedad, la sanción se dirigirá directamente al perceptor de las rentas, exonerando a la empresa siempre que esta conserve el documento original firmado.
¿Puede un trabajador pedir que se le retenga un porcentaje mayor al que le corresponde?
Sí, los trabajadores pueden solicitar por escrito un tipo de retención superior al resultante del cálculo legal. Lo que en ningún caso permite la normativa es solicitar una retención inferior a la que legalmente corresponde según sus datos reales, ya que esto supondría un perjuicio para la Hacienda Pública.
🧑⚖️Artículo revisado por Quintín Martínez
Responsable del Área Laboral en ZincoBS