La Agencia Tributaria ha aclarado en una reciente consulta vinculante cómo deben aplicarse las nuevas obligaciones del Real Decreto 1007/2023 a los sistemas de facturación de empresas y profesionales. ¿Usas hojas de cálculo, programas de texto o facturas manuscritas? La AEAT ha precisado cuándo estos medios entran o no dentro del nuevo marco Verifactu.
En los últimos meses se ha hablado mucho del nuevo sistema Verifactu, el modelo con el que Hacienda busca garantizar la integridad y trazabilidad de las facturas emitidas por empresarios y profesionales. Sin embargo, hasta ahora quedaban muchas dudas sobre su aplicación práctica, especialmente en casos donde las facturas no se generan con un programa de gestión específico.
La Dirección General de Tributos (DGT) ha resuelto recientemente una consulta (V0058-25, de 3 de febrero de 2025) que despeja varias cuestiones importantes.
1. Qué empresas están afectadas
En primer lugar, la DGT recuerda que todas las sociedades mercantiles y los autónomos que desarrollen actividades económicas tienen la condición de empresarios a efectos del IVA, y por tanto están sujetos a las obligaciones de facturación. Ahora bien, solo estarán obligados a cumplir con el nuevo Reglamento Verifactu aquellos que emitan facturas mediante sistemas informáticos o electrónicos.
Esto significa que, si una empresa emite sus facturas a mano, con papel en blanco o preimpreso, o incluso con máquina de escribir, no está obligada a adaptarse al Real Decreto 1007/2023. En cambio, si se utilizan programas informáticos, hojas de cálculo o procesadores de texto, sí puede entenderse que existe un «sistema informático de facturación», y por tanto será necesario cumplir con las exigencias del reglamento.
- Atención. Usar Excel o Word para facturar puede considerarse uso de un sistema informático, aunque parezca un método manual. Conviene revisar este punto antes de que finalice el año 2025.
2. Acceso de Hacienda a los registros de facturación
Otra de las dudas era si la Agencia Tributaria podría acceder directamente y en remoto a los registros de facturación. La respuesta es que sí, pero con matices: solo podrá hacerlo cuando se trate de sistemas informáticos sujetos al reglamento, y siempre bajo los límites de la Ley General Tributaria. Además, el sistema debe permitir que la información fiscal esté separada de los datos confidenciales no tributarios, garantizando así la protección de la información empresarial y personal.
- Atención: La AEAT puede requerir una copia de los registros o personarse para verificar el sistema. Si se utiliza un software adaptado al modelo Verifactu, ese acceso ya queda cubierto de forma automática.
3. Sistemas VERI*FACTU y firma electrónica
Los llamados sistemas VERI*FACTU son aquellos que envían de manera automática y continua a la AEAT todos los registros de facturación. Estos sistemas no necesitan firmar electrónicamente cada factura, ya que generan una «huella digital» o hash que garantiza su autenticidad.
Por el contrario, quienes no usen Verifactu deberán mantener sus sistemas firmando electrónicamente los registros de facturación conforme al artículo 12 del reglamento.
- Atención. La firma electrónica es obligatoria solo para los registros de facturación, no para las facturas emitidas.
Queremos recordar por último, que El artículo 201 bis de la Ley General Tributaria califica como infracción grave el uso, tenencia o comercialización de sistemas informáticos que permitan alterar registros, llevar contabilidades paralelas o no garantizar la integridad de los datos. Las multas pueden ser elevadas, tanto para fabricantes como para usuarios.
